В этой статье мы с вами разберем, как создать серийные письма в LibreOffice Writer, используя внешний источник данных. Эта функция полезна для автоматизации писем: поздравлений, рекламных рассылок и других типов массовой переписки. Но не будем терять времени на лишние рассуждения — давайте сразу к делу.
- Что такое серийное письмо?
- Шаг 1: Подготовка базы данных
- Подключение базы данных
- Шаг 2: Подключение базы данных к LibreOffice
- Настройка источника данных
- Шаг 3: Настройка адресных полей
- Настройка последовательности полей
- Шаг 4: Создание приветствий
- Шаг 5: Выравнивание и финальные настройки
- Шаг 6: Запуск массовой рассылки
- Выводы
Что такое серийное письмо?
Серийное письмо — это документ, который направляется сразу многим адресатам, но с небольшими персонализированными изменениями. Пример? Поздравительное письмо на Новый год или промо-письмо, где в каждом экземпляре будут разные имена, фамилии и адреса. В этом случае база данных выступает как “список контактов”, к которому LibreOffice подключается и создает персонализированные письма.
Шаг 1: Подготовка базы данных
Прежде чем начать, создайте базу данных с адресами, которые будут использованы в письмах. В LibreOffice Writer вы можете создать документ и сохранить его как таблицу с контактами.
Подключение базы данных
- Откройте LibreOffice Writer и создайте новый файл с таблицей адресов.
- Сохраните этот файл в удобной для вас папке. Запомните его расположение — скоро он вам пригодится.
Шаг 2: Подключение базы данных к LibreOffice
Теперь важно подключить вашу базу данных к LibreOffice Writer, чтобы система могла “видеть” и использовать данные для рассылки.
Настройка источника данных
- В меню выберите Файл → Мастер → Источник данных адресов.
- В открывшемся окне выберите Внешний источник и перейдите к следующему этапу.
- Выберите формат базы данных, в нашем случае это будет тот документ, который вы создали ранее.
- Найдите ваш файл, подтвердите выбор, и вот, база данных подключена.
Шаг 3: Настройка адресных полей
Теперь пришло время настроить адресные поля, чтобы письмо выглядело красиво и правильно отражало данные адресата.
- Перейдите в меню Рассылка писем и выберите команду Использовать текущий документ. Здесь мы настраиваем исходный файл, который будет основой для всех писем.
- Выберите тип документа: Простое письмо.
- В настройках блоков адресов вам будут предложены разные шаблоны. Настройте их под свои нужды: добавьте имя, фамилию, адрес и другие поля.
Настройка последовательности полей
- Перемещайте поля в нужной последовательности: сначала идет имя, потом фамилия, город, страна.
- Убедитесь, что все значения находятся на нужных местах, чтобы избежать “размазанных” адресов и других типичных ошибок.
Шаг 4: Создание приветствий
Если вы хотите, чтобы письмо начиналось с приветствия, например, “Уважаемый Иван!”, вы можете добавить эту функцию.
- В разделе Приветствие выберите стандартное приветствие или добавьте свои варианты для мужских и женских форм.
- Подтвердите выбор, и ваше приветствие будет автоматически добавлено в каждое письмо.
Шаг 5: Выравнивание и финальные настройки
Теперь проверьте, как будут выглядеть письма. Выравнивание — ключевая деталь, ведь никто не любит криво расположенные строки.
- В меню выравнивания выберите опции: сверху, снизу, слева или выравнивание по центру.
- Визуально проверьте макет, чтобы не было “захламленного” внешнего вида.
Шаг 6: Запуск массовой рассылки
Теперь, когда документ и все настройки готовы, пришло время запускать рассылку.
- Нажмите Готово, и LibreOffice начнет создание всех писем с указанными вами данными.
- Выберите, хотите ли вы сохранить копии всех писем или сразу отправить их через электронную почту (если у вас настроен соответствующий почтовый клиент).
Выводы
Теперь вы знаете, как создать серийное письмо в LibreOffice Writer, не заходя за рамки базовых знаний.